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Meetings effizient gestalten: 6 Tipps gegen Thrombose-Sitzungen [015]

Meetings effizient gestalten: 6 Tipps gegen Thrombose-Sitzungen [015]

Meine ehemalige Chefin war in punkto Sitzungen notorisch ... unpünktlich. Kaum je eine Uhrzeit, die wir im Team in Absprache gesetzt hatten, wurde eingehalten. So saßen 3, 4, 5 Menschen im Meeting-Raum und warteten. Ich oftmals auf heißen Kohlen, weil ich mein Kind pünktlich von der Kita abholen musste. Eine Verschwendung von Lebenszeit und Energie, die sich bei der Gestaltung der Meetings fortsetzte: Keine Struktur, keine Redezeitbegrenzung, kaum tragfähige Entscheidung. 

Meetings gelten als DIE Zeitfresser schlechthin: "Meetings sind Kaffeekränzchen mit Akten!", so Klaus Klages, Gebrauchsphilosoph und Abreißkalenderverleger treffend. Die Gründe für die schlechte Zeiteffizienz sind vielfältig, meistens hängt es aber mit schlechter Planung und Gestaltung des Meetings zusammen. Dabei sind gut gestaltete und moderierte Sitzungen ein wichtiges Planungs- und - ja, auch - Netzwerk-Instrument, das offene Fragen klären kann, Konflikte beseitigen, Nähe entstehen und ein Projekt voranbringen kann. 

Wie also lassen sich Meetings effizient gestalten? 

Auch im Sinne der Effizienz ;-) erzähle ich dir in dieser Podcast-Episode, wie du Meetings effizient gestalten kannst - wer lieber lesen möchte, findet den Blogartikel direkt unter der Episode: 

Um Meetings im eigenen Unternehmen oder auch in anderen Bereichen stringenter zu gestalten und die Mitglieder zu mehr Zusammenarbeit zu motivieren, habe ich einmal 6 Tipps gegen "Thrombose-Sitzungen" zusammengestellt. 

Plus: Weiter unten findest du noch ein paar nützliche digitale Werkzeuge für deine Team-Zusammenarbeit. 

1. Den Ort wechseln

Warum sich immer nur im langweiligen Konferenzraum treffen? Draußen auf der Wiese, im Flur oder auch in der Kantine ändert sich der Blickwinkel und alle freuen sich, heraus zu kommen. Im #freiraum bei Rewe in Köln steht der Ideenbaum. Bild: Ute BlindertManche Unternehmen bedenken dies heute bereits in ihrer Raumplanung und entwerfen unkonventionelle Meeting- und Arbeitsräume, die zum Querdenken anregen. 

Wenn das Meeting schon draußen stattfindet, kann es ja vielleicht direkt im Gehen abgehalten werden - ähnlich wie beim "Walk-the-talk"-Coaching

Standup-Meetings, deren Idee aus der agilen Projektentwicklung kommt, sorgen dafür, dass Treffen merklich kürzer werden. Die Treffen finden nämlich im Stehen statt: Man tauscht sich schnell darüber aus, wo jedes Team-Mitglied steht und was als nächstes anliegt. 

2. Auf das Meeting einstimmen

Zu Beginn lässt sich durch eine verbindende Geschichte, einen Witz oder auch eine Meditation ein verbindender Startpunkt setzen. Welche Methode du am besten wählst, hat viel mit der Unternehmenskultur und der Branche zu tun.
Eine gute Methode für Teams, die sich wenig im Alltag sehen oder rein virtuell zusammenarbeiten: Zu Beginn eine Reflexionsfrage zu stellen. Das können Fragen sein wie: 

  • Was ist dir heute auf dem Weg hierher durch den Kopf gegangen?
  • Wie geht es dir gerade? 
  • Welche Fragen/Ideen/Ansätze beschäftigen dich gerade?
  • Was bedeutet Anerkennung für dich? 
  • Wenn du an unser Unternehmen denkst, welches Lied fällt dir spontan dazu ein?

Nun ließe sich einwenden, dass mit der Reflexion zu Beginn ja wertvolle Meeting-Zeit verloren gehe. Das Gegenteil ist der Fall: Diese Reflexionsfragen haben oft den Effekt, dass die Zeit, die sich ein Team für die Reflexion nimmt, im Laufe des Meetings wieder "einsparen" lässt. Einfach deshalb, weil sich dann die Stimmung der anderen Teilnehmer besser einordnen lassen. Wenn ich zum Beispiel von meiner Kollegin weiß, dass sie morgens zwei Kleinkinder kindergartenfertig und aus dem Haus bekommen muss, weiß ich, was es für sie bedeutet, pünktlich zum Start da zu sein - dann nehme ich nicht jede knappe Antwort persönlich. Jeder kann dann besser einordnen, warum man sich auf eine bestimmte Art verhält und jeder Mitarbeiter hat die Möglichkeit anzukommen. 

3. Den Endzeitpunkt festlegen – und einhalten

"Was man nicht in einer Stunde besprechen kann, ist sowieso Quatsch!"
(Doris Albiez, Deutschland-Chefin von Dell Technologies)

Zu Beginn wird eine feste Zeit für den Schluss des Meetings vereinbart. Wenn der Alarm losgeht, ist Schluss, ohne Ausnahme. Das diszipliniert enorm. Dazu braucht es natürlich eine Agenda mit den zu besprechenden Themen, die vorab an die Teilnehmer*innen geht. 

Nur konsequent ist hier die Idee eines Unternehmen, eine Kostenuhr für jede Minute Meeting mitlaufen zu lassen, um einmal die Kosten ineffizienter Meetings zu berechnen. Wenn diese Maßnahme allerdings dazu führt, dass kein Raum für wertschätzende Kommunikation bleibt, sollte man diese überdenken.

4. Die Teilnehmer ins Boot holen

Auch der soziale Austausch braucht Raum beim Treffen. So hilft es zum Beispiel, wenn sich alle zu Beginn mit einem Wort beschreiben oder ihre aktuellen Neuigkeiten singen. Oder man verlagert das Soziale auf den Abend vorher oder macht bewusst eine "Lean Coffee Session". Gerade in internationalen Teams kann dies die Teilnehmer zusammen“schweißen“ - es bedeutet aber auch, dass man Vertrauen zueinander haben muss und diese Vorgehensweise geübt werden sollte. Um der Besprechung einen Rahmen zu geben, der alle Teilnehmer*innen abholt, hilft, eine*n Moderator*in zu bestimmen. 

Eine gute Methode zur Strukturierung von Redebeiträgen habe ich von der Agentur für Innovationsentwicklung Dark Horse übernommen: Die erste Person hebt eine Hand mit einem Finger, die nächste zwei, dann drei, vier etc. Wenn sich mehr als zehn beteiligen möchten, werden die Redebeiträge reihum abgefragt. Wer nur seine Zustimmung signalisieren möchte, zeigt dies durch Über-Kopf-Wedeln. So erspart man sich zahlreiche rein zustimmende Redebeiträge. 

Die ELMO-Karte (ELMO steht für "Enough, let´s move on!") kann jede*r Teilnehmer*in zücken, wenn es weitergehen soll. Mittlerweile werden auch Karten mit mehreren Motiven wie "Ich bin gleich wieder zurück!", "Zustimmung!" oder "Lauter bitte!" verwendet. 

5. Ergebnisse und Ereignisse festhalten

Ja, das Protokoll schreibt kaum jemand gern. Es muss aber gemacht werden. Hier hilft eine Vorlage, die auch schon vorher bearbeitet werden kann, so dass dann nur noch die Ergebnisse notiert werden. Man kann auch ein Flipchart-Template verwenden, das ich gern bei BarCamps verwende. 

Flipchart Template

Mit einem Team-Quiz oder einem Wettbewerb mit lustigen Fragen zum Unternehmen kann entweder Wissen zu aktuellen Projekten abgefragt werden oder für Zusammenhalt gesorgt werden: „Was isst Chefin Linda im Sommer am liebsten?“, „Wie heißt der Hund von Herrn Schmidt?“ Wer als erstes antwortet, bekommt einen Punkt, am Ende der Gewinner eine witzige Kleinigkeit. 

6. Mit sinnvollen Methoden arbeiten

Das allbekannte Brainstorming stammt aus den 50er-Jahren und ist keine gute Methode, um Kreativität im Team zu wecken. Vor allem, da weniger „laute“ Team-Mitglieder oft übergangen werden. Besser eignen sich zum Beispiel die Flip-Flop-Methode (alle sagen, wie man die Situation verschlechtern kann) oder das Aufeinander-Aufbauen (jede Idee wird von allen Teilnehmern mit „Ja, und…“ erweitert). 

Digitale Werkzeuge für effizientere Meetings: 

Mittlerweile gibt es zudem nützliche Tools zur (virtuellen) Zusammenarbeit:

  • Standup-Meetings auch mit virtuellen Teams abzuhalten, geht mit der App Jell. Die mobile App stellt dabei drei Fragen: 1. Was hast du gestern gemacht? 2. Was machst du heute? 3. Welche Herausforderungen hast du zu meistern? Die Antworten werden dann von der App an die Mitglieder verteilt. Sie hilft zudem bei der Aufgaben-Koordination und unterstützt einen Team-Chat. Zudem lässt sie sich leicht in Kooperations-Tools wie GitHub, Trello oder Slack integrieren. 
  • Obwohl eigentlich fürs Screen-Sharing bekannt, lässt sich TeamViewer auch als Lösung für Online-Meetings verwenden und bietet dabei Möglichkeiten von ViIP, Videoübertragung, Telefonkonferenzen und Chats.
  • Virtuelle Meetings lassen sich auch mit Zoom oder Skype abhalten. 
  • Um Team-Meetings zu planen, lassen sich Programme wie Vyte.in/ oder Doodle nutzen. Dabei bietet Vyte.in die Möglichkeit zur Meeting-Planung als mobile Lösung oder App. 
  • Ungeliebte Protokolle lassen sich mit Minutes.io direkt während der Besprechung schreiben. Dabei können Aufgaben, Entscheidungen, Ideen und Informationen direkt strukturiert festgehalten und später an alle Teilnehmer geschickt werden. Hierfür eignet sich aber auch Google Drive. 
  • Wer Ergebnisse gern kreativer festhält, kann auf Bamboo-Paper zurückgreifen. Mit dem passenden Stift lassen sich visuelle Notizen auf dem iPad leicht erstellen. 
  • Um zu lernen, wie sich Ergebnisse visuell darstellen lassen, empfehle ich einen Blick (und das Arbeiten) mit dem Buch "Sketchnotes" von Mike Rohde. Hier lassen sich recht schnell Techniken erlernen, wie ich mir Bildnotizen machen kann. 

 Wer übrigens für dauerhafte Aufmerksamkeit während des Meetings sorgen möchte, kann auch auf ganz analoge Hilfsmittel zurückgreifen: M&Ms oder ein Buzzword-Bingo. Jedes Mal, wenn ein bestimmter Begriff fällt, gibt es einen M&M oder du streichst ein Wort auf Ihrem Block aus. Wer am Ende die meisten Schokodrops gesammelt oder als erstes alle Wörter angestrichen hat, hat gewonnen.

Linktipps:

Bei der Recherche für diesen Beitrag habe ich so viele gute Ideen und Werkzeuge gefunden, die ich dir nicht vorenthalten möchte. Und damit diese Liste wachsen kann, freue ich mich über eure Tipps und Anregungen!

Bild: go2/photocase.de


1 Kommentar

  • Hallo Ute,
    Du stellst in deinem sehr hilfreichen Artikel einige Kooperationstools vor. Vielleicht dürfte ich an dieser Stelle darauf hinweisen, dass es auch einige deutsche Alternativen gibt. In Zeiten von Datenschutz sicherlich ein wichtiges Thema.
    Eines davon haben wir entwickelt. Zenkit aus Karlsruhe – wir hosten ausschließlich in Deutschland. Falls dich das Tool interessiert, schau dir gerne die nützlichen Funktionen an.
    Viele Grüße,
    Luisa

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