Wie du ein BarCamp organisieren kannst – Von der Idee zur Durchführung

Du planst eine Veranstaltung und suchst nach einem Format, das frischen Wind bringt und wirklich etwas bewegt? Ein BarCamp könnte genau das Richtige für dich sein: Austausch auf Augenhöhe, lebendige Diskussionen, neue Impulse – und das Engagement der Teilnehmenden ist garantiert. Doch gerade wenn du zum ersten Mal ein BarCamp organisieren willst, tauchen schnell Fragen auf: Wie läuft so ein Format eigentlich ab? Was musst du im Vorfeld beachten? Und wie gelingt es, eine offene Atmosphäre zu schaffen, in der sich wirklich alle einbringen wollen?

In diesem Artikel zeige ich dir, worauf es ankommt – und was du unbedingt beachten solltest, damit hinterher das Fazit lautet: "Inspirierend!"

In aller Kürze: 

BarCamps sind offene Veranstaltungsformate, bei denen die Teilnehmenden die Inhalte selbst gestalten und in den aktiven Austausch gehen. Eine professionelle Moderation sorgt für einen klaren Rahmen, strukturiert den Ablauf und fördert die aktive Beteiligung aller. Hier zeige ich, wie ihr ein BarCamp organisieren könnt – mit wichtigen Aspekten, die ihr bei der Konzeption, Organisation und Durchführung von analogen, hybriden und digitalen BarCamps beachten solltet.

Inhaltsverzeichnis: 

• Was ist eigentlich ein BarCamp?
• Wichtige Fragen im Vorfeld
• Kommunikation rund um das BarCamp
• Organisation von digitalen und hybriden BarCamps
• Regeln beim BarCamp
• Ablauf und Moderation eines BarCamps
• Nachbereitung eines BarCamps

Was ist eigentlich ein BarCamp?

Ein BarCamp ist ein offenes, partizipatives Veranstaltungsformat, das auf Austausch, Beteiligung und Wissensteilung auf Augenhöhe setzt. Anders als bei klassischen Konferenzen gibt es kein festgelegtes Programm im Vorfeld – die Teilnehmenden bringen ihre eigenen Themen, Fragen oder Ideen mit und gestalten die sogenannten Sessions selbst. Das kann ein kurzer Impuls, eine Diskussion, ein Workshop oder einfach eine offene Fragerunde sein.

BarCamps eignen sich besonders gut, um Menschen aus unterschiedlichen Bereichen miteinander ins Gespräch zu bringen – ob im Unternehmen, in Netzwerken oder in der Kommune. Sie fördern neue Perspektiven, kreative Lösungen und stärken die Verbindung unter den Teilnehmenden.

Das Prinzip dahinter: Jede*r kann mitmachen, niemand muss. Die Atmosphäre ist offen, wertschätzend und lädt dazu ein, auch unausgereifte Gedanken zu teilen. So entsteht ein Raum, in dem Lernen, Weiterdenken und gemeinsames Entwickeln ganz natürlich passieren – und oft überraschend viel in Bewegung kommt.

Wichtige Fragen im Vorfeld

Bevor ihr euch voller Freude an die Organisation eines BarCamps macht, gibt es ein paar wichtige Fragen zu klären:

• Was wollt ihr mit dem BarCamp erreichen?
• Steht das BarCamp unter einem bestimmten Thema?
• Welches Budget steht zur Verfügung?
• Gibt es schon Räumlichkeiten?
• Zu welchem Termin soll das BarCamp veranstaltet werden?

Abhängig vom Budget könnt ihr entscheiden, ob ihr euch einen Profi mit ins Team holen. Eine professionelle Moderatorin begleitet euch meistens von Anfang an und ist eng ins Projektmanagement eingebunden. Sie kann euch zum Beispiel beraten, wie die Räumlichkeiten beschaffen sein müssen oder wie sich mit den Gegebenheiten umgehen lässt. 

Solltet ihr ein Online-BarCamp organisieren wollen, hilft die Beratung dabei, die richtige Software auszuwählen und einzurichten. Gerade bei Online- oder hybriden Formaten muss besonders darauf geachtet werden, dass es den Teilnehmenden so leicht wie möglich gemacht wird, am BarCamp teilzunehmen. Achtet hier vor allem darauf, dass ihr jemanden mit Erfahrung und Kompetenz auswählt – ich würde hier tatsächlich immer ein Team von mindestens 2 Personen empfehlen. 

Das BarCamp-Format und auch Mischformen aus Konferenz, Workshop und BarCamp sind machbar – hier bieten sich wirklich viele verschiedene Möglichkeiten. Ob kleines Event mit 10 Unternehmerinnen oder große mit mehr als 150 Teilnehmenden, von Schüler*innen bis zu Gruppen aller Altersstufen – mit diesem Format lässt sich wirklich Vieles umsetzen. 

Kommunikation rund um das BarCamp

Die Kommunikation rund um ein BarCamp ist entscheidend für den Erfolg – denn viele Menschen kennen das Format noch nicht oder haben Fragen zur offenen Struktur. Wichtig ist daher: Klarheit rund um das Konzept und Einladung dazu, sich mit der BarCamp-Methode auseinanderzusetzen.

Wichtig ist, frühzeitig zu erklären, was ein BarCamp ist und was es nicht ist. Betont, dass es keine feste Agenda gibt, sondern dass die Inhalte von den Teilnehmenden selbst gestaltet werden. Das wirkt auf viele zunächst einmal ungewohnt – und braucht gute Begleitung in der Kommunikation. Zeigt auf, wie einfach es ist, eine Session anzubieten – ein Impuls, eine Frage, ein Erfahrungsbericht reichen völlig. Hier hilft es oft auch, beispielhafte Sessionvorschläge einzubinden. Ich kenne es auch, dass wir im Projektmanagement-Team auf einzelne Teilnehmer*innen zugehen und sie schon im Vorfeld um Sessionideen bitten. 

Beispiele gefällig? 

• "Agile Methoden bei der Content-Erstellung"
• "Wie du dein LinkedIn-Profil optimieren kannst"
• "5 Ideen, wie du KI bei deiner Team-Organisation einsetzen kannst"

Sorge außerdem für eine einladende Tonalität. Ein BarCamp lebt von Vielfalt und Beteiligung, daher sollte jede*r das Gefühl haben: Ich bin willkommen und kann etwas beitragen – unabhängig von Position oder Vorwissen.

Hilfreich ist auch, vorab über typische Fragen zu informieren: Was erwartet mich? Muss ich eine Session halten? Wie läuft die Planung ab?

Nutzt verschiedene Kanäle (E-Mail, Social Media, persönliche Ansprache) und gestaltet die Kommunikation als Teil der Beteiligung – offen, transparent und motivierend.

Organisation von digitalen und hybriden BarCamps

Bild: Linda Grigo Businessporträts

Hybride und digitale BarCamps erweitern die Möglichkeiten des Formats erheblich – und stellen gleichzeitig neue Anforderungen an Planung, Technik und Moderation. Grundsätzlich gilt: Die Prinzipien bleiben gleich – Offenheit, Beteiligung und Austausch auf Augenhöhe –, aber die Umsetzung verändert sich.

Ein digitales BarCamp findet komplett online statt, meist über Tools wie Zoom, MS Teams oder spezialisierte Plattformen wie Spatial.Chat, Venueless oder andere Lösungen. Für das Gelingen braucht es eine gute technische Vorbereitung, klare Abläufe und eine Moderation, die auch im digitalen Raum Nähe und Beteiligung schafft.

Hybride BarCamps verbinden Teilnehmende vor Ort mit solchen, die online dabei sind. Das ist spannend, aber auch herausfordernd – besonders, wenn beide Gruppen gleichberechtigt eingebunden werden sollen. Hier kommt es auf kluge Moderation, passende Tools und eine sorgfältige Dramaturgie an.

Ob digital oder hybrid: Ein BarCamp kann auch online echte Begegnung ermöglichen – wenn die Bedingungen stimmen. In diesem Beitrag habe ich ausführlich darüber geschrieben, wie ihr ein digitales BarCamp organisieren könnt [LINK].

Regeln beim BarCamp

BarCamps folgen einem klaren Prinzip: Offenheit, Beteiligung und Austausch auf Augenhöhe. Damit das gelingt, gibt es ein paar grundlegende Regeln – ganz unkompliziert, aber wirkungsvoll.

Zu Beginn steht die Sessionplanung: Alle Teilnehmenden sind eingeladen, Themen vorzuschlagen. Das kann ein Erfahrungsbericht, eine Frage, eine Diskussion oder ein Workshop sein. Niemand muss, aber jede*r darf – und genau das macht den Reiz aus.

Die so genannte „Gesetzgebung“ des BarCamps umfasst oft die Regel: „Du bist nicht nur Zuschauer*in, sondern Teil des Ganzen.“ Wer kommt, bringt sich ein – ob durch Beiträge, Fragen oder einfach durch aktives Zuhören. 

Auch wenn das BarCamp bei den Themenvorschlägen von der Offenheit lebt, gibt es oft eine feste Struktur für den Ablauf: Nach dem Start mit Vorstellungsrunde und Sessionplanung geht es in die Sessions. Diese dauern oft 45 Minuten plus 15 Minuten Pause. Eine Session dauert dann so lange, wie sie dauert bzw. bis der Sessionraum in der nächsten Runde von einer neuen Gruppe genutzt wird. Es gibt also immer so viele parallele Sessions wie es Räume gibt. 

Wenn ich als Moderatorin bei einem BarCamp unterwegs bin, nutze ich gern meine Ziegenglocke, um anzuzeigen, wann es Zeit ist, in die nächste Session zu wechseln: 

Bild: Phil Dera

Eine weitere wichtige Regel: Respekt und Wertschätzung im Umgang miteinander. Es gibt keine Hierarchien, keine fertigen Antworten – sondern Austausch auf Augenhöhe.

Und nicht zu vergessen: „Was im BarCamp passiert, darf raus in die Welt!“ – gerne mit dem passenden Hashtag. So werden Ideen weitergetragen und andere inspiriert.

Ablauf und Moderation eines BarCamps

Der Tag startet oft mit der Begrüßung und einer Vorstellungsrunde – je nach Event kann auch mal eine Rede oder ein (kurzer) Impulsvortrag vorgeschaltet sein. Bei der Vorstellungsrunde stellen sich die Teilnehmer*innen mit Namen, Beruf und 3 Stichworten (Hashtags) vor. Bei einer sehr großen Teilnehmerzahl bietet es sich an, auch andere Vorstellungsformen zu nutzen, zum Beispiel eine soziographische Vorstellung. Auch andere aktivierende Runden wie das Impromptu Networking (aus den Liberating Structures) bieten sich an. 

Im Anschluss folgt die Sessionplanung, bei der die Sessionvorschläge von den Teilnehmenden vorgestellt werden. Die Vorschläge können spontan am Tag selbst entstehen oder bereits im Vorfeld eingereicht werden.

Je nach Anzahl der Vorschläge können diese direkt in den Sessionplan eingefügt werden. Wobei es meistens sinnvoll ist, über einen Abstimmungsprozess die beliebtesten Sessions zu identifizieren, um diese den passenden Räumen zuzuweisen.

Während die Sessions nun über den Tag laufen, kann die Moderation die Zeiten im Blick behalten – und zum Beispiel Bescheid geben, wenn sich ein Slot dem Ende nähert oder es Zeit für das Mittagessen wird. 

Nachbereitung eines BarCamps

Ist das BarCamp vor allem als Austauschformat geplant, im Sinne von: "Schön, dass wir uns mal getroffen haben. Das war inspirierend!", können alle mit diesem guten Gefühl nach Hause gehen. Hier geht es dann mehr um das Erlebnis und die Erkenntnis, dass Offenheit und Teilen von Wissen viel für die Unternehmenskultur bewirken können. 

Bei fachlichen BarCamps halte ich es für wichtig, als Moderatorin zumindest dafür zu sorgen, dass es aus jeder Session eine (kurze) Zusammenfassung der Ergebnisse gibt. Daraus erstelle ich dann eine Foto-Dokumentation, die im Nachgang an die Teilnehmer*innen verschickt werden kann. 

Selbst wenn ihr hinterher die Ergebnisse aus dem BarCamp nicht nutzen wollt, empfehle ich oft die Begleitung durch einen Fotografen oder einer Videografin.

Natürlich lässt sich das BarCamp-Konzept auch weiterdenken – so kann es als Teil eines Transformationsprozesses konzipiert werden. Hierbei muss allerdings genau bedacht werden, wie sich dieser Prozess anlegen, moderieren und dann weiterführen lässt.