BarCamps digital organisieren: Meine Tools & Tipps
BarCamps sind ein offenes Konferenzformat mit durchaus strenger Struktur. Sie sind vor allem gut dafür, in die Vernetzung zu kommen und Wissen miteinander zu teilen. Auch wenn es vor 2020 schon digitale Eventformate gab, hat Covid-19 doch der Digitalisierung von Events einen ordentlichen Schups gegeben. In diesem Beitrag zeige ich auf, wie sich BarCamps digital organisieren lassen – und was du dabei besonders beachten solltest.
In aller Kürze:
BarCamps lassen sich auch digital organisieren. In diesem Artikel geht es darum, was du dabei beachten solltest – und welche Tools und Tricks dir dabei weiterhelfen. Dabei geht es um die richtige Konferenz-Software und was dabei zu bedenken ist sowie die zusätzlichen Programme, die ebenfalls integriert werden sollten. Beim Projektmanagement geht es auch um die technische Betreuung im Vorfeld, die dafür sorgt, dass alle Teilnehmer*innen auch pünktlich und in vollem Umfang teilnehmen können.
Tipp: Was du bei der Organisation eines BarCamps grundsätzlich beachten solltest, findest du in diesem Artikel [LINK].
Häufige Fragen – klar beantwortet:
Inhaltsverzeichnis:
- BarCamps digital organisieren: Konzeption und Planung first
- Tipps & Tricks für die Planung eines Online-BarCamps
- Die Technik ...
- ... und das Recht
- Ideen für Icebreaker, zum Community-Building und mehr
- Zur Vertiefung
Bild: Linda Grigo Businessporträts
BarCamps digital organisieren: Konzeption und Planung first
Bevor es an konkrete Ausgestaltung und wichtige Technikfragen geht, sollte es erst einmal um Konzeption und Planung des BarCamps gehen.
Wichtige Leitfragen dabei sind:
Was soll mit dem BarCamp erreicht werden?
Geht es um lockeren Austausch, gegenseitiges Kennenlernen ohne vorher festgelegtes Thema? Oder soll das BarCamp unter einer Überschrift stehen, zu der es am besten auch Ergebnisse gibt?
Wer sind die Teilnehmer*innen des BarCamps?
Erfahrene BarCamp-Hasen oder -Neulinge, die das Format zum ersten Mal kennenlernen?
Wieviel Zeit, welche Räume stehen für das BarCamp zur Verfügung?
Beziehungsweise auf ein digitales BarCamp bezogen: Wie digital-affin sind die Teilnehmer*innen und welches Können kann vorausgesetzt werden oder muss vielleicht noch ergänzt werden? Welche Software soll für das BarCamp genutzt werden? Oft gibt es von des Auftraggebers Beschränkungen, die bestimmte Programme direkt ausschließen – sei es aus Datenschutzgründen oder weil das Budget nicht so viel Möglichkeiten offen lässt.
Soll es ein "reines" BarCamp sein oder wird es ergänzend noch Vorträge oder andere Formate geben?
Auch das lässt sich natürlich ins Digitale übertragen, muss aber vorher geklärt werden.
Wenn diese Fragen geklärt sind, geht es an die eigentliche Konzeption mit Planung des genauen Ablaufs, zur Verfügung stehender Technik bzw. Programme und der Moderation.
So sah die Goodie-Box beim Netzwerkbooster aus. Bild: Linda Grigo Businessporträts
Tipps & Tricks für die Planung eines Online-BarCamps:
- Mach´ dein BarCamp nicht zu lang: Meine Erfahrung aus Online-Formaten – egal ob Webkonferenz oder digitales BarCamp – zeigt, dass unsere Augen und unser Gehirn irgendwann Pause brauchen oder einfach nicht mehr können. Das bedeutet, dass ich momentan eher BarCamps mit einem halben Tag Dauer plane. Dieser Ansatz hat sich bis jetzt als recht praktikabel erwiesen. Was auch ein Ansatz ist: Am Abend mit Vorstellungsrunde und Sessionvorschlägen zu planen und am nächsten Tag die Sessions zügig durchzuziehen, so dass der inhaltliche Part mittags durch ist.
- Straffe die Startphase: Im klassischen BarCamp kann die Startphase mit Vorstellung des Konzepts und der Regeln, der Vorstellungsrunde und der Sessionplanung schon mal 1,5 Stunden dauern. In der "Kohlenstoffwelt" macht das den meisten Menschen auch nichts aus. Im digitalen Raum halte ich das für zu lang. Hier kannst du zum Beispiel überlegen, ob du die Vorstellungsrunde mit den 3 Hashtags und die Sessionplanung in die Vorphase verlegst.
- Verschicke eine Goodie-Box: Beim Netzwerkbooster haben wir im Vorfeld des Online-Events immer eine Goodie-Box an die Teilnehmenden verschickt. Darin gab es immer das Programm mit kleinen Extras, eine kleine Süßigkeit in Form von Ahoi-Brause und natürlich auch die Dinge, die uns unsere Sponsoren zur Verfügung gestellt hatten.
- Nutze die Vorphase: Um Vorstellungsrunde und Sessionplanung zu straffen, kannst du diese in die Vorphase verlegen. Für die Vorstellungsrunde kannst du zum Beispiel einen Themenraum erstellen, in dem sich die Teilnehmer*innen vorstellen. Sessions kannst du im Vorfeld sammeln, zum Beispiel auf einem Trello-Board, in einem Google-Doc oder in einem Extra-Raum, den du dann einfach "Sessionvorschläge" nennst. Vor allem die letzte Variante hat sich als gute Option erwiesen. Hier liegt der Vorteil auch darin, das Voting gleich per "Like"-Button abgeben zu können.
Mittlerweile arbeite ich für die Vorstellungsrunde und die Sessionplanung auch gern mit Conceptboard (ähnlich wie mural.ly, miro oder andere Programme). Auf dem Board können sich die Teilnehmer*innen ausführlich vorstellen und die anderen können schon einmal schauen, wer alles mit von der Partie sein wird. Auch zur Vernetzung vorher und hinter sehr wertvoll!
Hier ein Beispiel, wie so eine Vorstellungsrunde aussehen könnte:
- Mach´ die Sessionplanung vorab: Du kannst die Teilnehmer*innen bereits im Vorfeld über die Sessions abstimmen lassen. Je nachdem, wie aktiv diese sind, kann das mehr oder weniger gut funktionieren. Meine Erfahrung zeigt, dass diese Möglichkeit gut funktioniert und daher zu empfehlen ist.
- Sammle die Sessions vorab ein und mach´ die Planung live: So können sich alle vorher Gedanken zu den eigenen und den anderen Session machen. Die Abstimmung beim BarCamp selbst, gibt dann wieder die Möglichkeit der Beteiligung, was von den Teilnehmer*innen wertgeschätzt wird.
Hier einmal ein Beispiel für ein Voting mit Mentimeter:
- Erwarte nicht zu viel: Teilnehmer*innen im Vorfeld eines BarCamps zur Mitarbeit zu bewegen, erfordert ... Engagement, Erinnerung, Teaser und ständiges Dranbleiben. Wenn du also diese Ressourcen nicht hast, lass es einfach laufen. Hier bin ich in der letzten Zeit positiv überrascht worden: Nachdem die Teilnehmer*innen mal die BarCamp-"Räume" im Vorfeld betreten hatten, lief die Planung und Vorstellungsrunde vorab sehr gut.
Beispiel für den Sessionplan (hier vom digitalen BarCamp "Netz & Work", 24.3.2020)
- Arbeite mit Moderation plus Co-Moderation: Beim klassischen BarCamp kommt man meistens mit einer Moderatorin plus ein paar Zusatzkräfte aus. Für ein digitales BarCamp solltest du zusätzlich für jeden Raum (oder auch jede Session) einen Moderator einsetzen. Eventuell klappt es auch in den Räumen gut ohne Moderatoren-Team – diese Erfahrung nehme ich aus den letzten BarCamps mit. Dann sind die Moderatoren eher als Back-up im Hintergrund, um zum Beispiel bei technischen Fragen zu helfen.
- Ernenne einen Technik-Verantwortlichen: Zusätzlich zur Moderation sollte es noch eine Person geben, die sich für die technischen Belange verantwortlich fühlt. Dieser Part kann auch von den Moderatoren übernommen werden. Diesen Part sollte man auf keinen Fall unterschätzen, vor allem, wenn die BarCamp-Teilnehmer*innen weniger technik-affin sind.
- Nutze Auflockerungselemente: Sehr gern nutze ich dafür die Co-Moderationskarten, die Heiko Bartlog zur Verfügung stellt. In seiner Dropbox könnt ihr sie herunterladen.
Die Technik ...
Stell dir vor, wir hätten diese Situation vor zehn Jahren gehabt. Manches hätten wir sicher anders lösen können, aber der digitale Fortschritt erlaubt uns heute Möglichkeiten, die es so noch vor ein paar Jahren nicht in der Breite gab.
Auch die Programme und die BarCamp-Tools, die uns heute zur Verfügung stehen, werden immer vielfältiger, intuitiver und machen auch Anfänger*innen in der Regel Spaß.
Ich stelle hier einfach mal die Programme vor, die ich im Rahmen von verschiedenen Online-BarCamps kennengelernt habe. Mein Favorit bis heute ist SpatialChat, das mein Team und ich 3 Jahre lang für das Netzwerkbooster-Event genutzt haben.
Diese Liste ist sicher nicht erschöpfend. Solltest du vor der Aufgabe stehen, ein digitales Event organisieren zu müssen, sprich mich gern an. Gern stehe ich dir mit meinem Team zur Seite:
- Adobe Connect: Konferenzlösungen mit verschiedensten Möglichkeiten. Kosten: Fangen bei 175 Euro pro Jahr und Host an. Ich selbst habe keine Erfahrungen damit, fand aber das, was ich auf der Website gesehen habe, ansprechend.
- Alfaview: Für ein Kundenprojekt habe ich mich mit alfaview auseinandergesetzt. Eigentlich eine Schulungs- und Meeting-Software, lässt sich alfaview auch für ein BarCamp einsetzen. Zur Benutzung lädt man sich einen Client herunter und installiert alfaview auf dem eigenen Rechner.
Auch wenn ich keine Freundin davon bin, mir ständig neue Programme auf meinen Rechner zu laden, hat dies den Vorteil, dass sich eine Veranstaltung auch mit vielen Teilnehmer*innen stabil durchführen lässt. Es lassen sich Räume und Unterräume einrichten, zwischen denen dann umkompliziert gewechselt werden kann. Alfaview sollte sich DSGVO-konform nutzen lassen. Kosten: Fangen bei 2,51 Euro pro Person und Raum an. - Big Blue Button: Eigentlich als Software-Lösung für den Unterricht entwickelt, lässt sich Big Blue Button auch für BarCamps verwenden. Es lässt sich als OpenSource-Lösung auf einem eigenen Server betreiben und ist dann auch DSGVO-konform.
- RingCentral (vormals Hopin.to): Mein Herz ging auf, als ich erste Blicke auf und in Hopin.to warf! Es scheint all das zu vereinen, was es für ein Konferenzformat braucht: Bühne mit Backstage-Bereich, Sessions für BarCamp-Elemente, Networking-Area für zufallsgesteuertes Netzwerken plus Ausstellungsflächen. Vieles lässt sich im Hintergrund steuern. Das Ankommen und Einlassen der Teilnehmer*innen scheint gut zu funktionieren und die Erfahrung beim #Futuremobilitycamp zeigt, dass es auch mit 200 TN stabil funktioniert.
- MS Team (Microsoft): Sicher einer der Favoriten für digitale Kollaborationsformate. Gehört als Teil zum Office 365-Paket mit dazu und wird daher in vielen Unternehmen verwendet. Kosten: Einzelplatzlösung für Office 365 mit Servern in Deutschland liegt bei ca. 11 Euro/Monat. Kurzes Fazit: Könnte eine der möglichen Lösungen sein, im Praxistest wurde mir berichtet, dass es nicht immer stabil läuft. Für BarCamps lassen sich einfach Kanäle als Räume einrichten. Mittlerweile kann MS Teams Breakout-Rooms und auch Conceptboard lässt sich integrieren!
- Qiqochat: Dieses Programm verbindet Zoom und Google-Docs – und lässt damit richtiges BarCamp-Feeling entstehen. Kosten: Für Veranstaltungen liegen die Kosten bei 1 Cent pro Teilnehmer pro Minute. Fazit: Da es mit Zoom als Videokonferenz-Software arbeitet, läuft es wunderbar stabil und unkompliziert, wie die Erfahrung bei einem OpenSpace-Event mit knapp 80 Teilnehmer*innen zeigte. Was das Thema Datenschutz anbelangt, sehe ich hier Schwierigkeiten für den Einsatz in Unternehmen und Organisationen, gebe aber zu, dass ich mich noch schlau(er) machen muss.
- SpatialChat: Seit 3 Jahren meine favorisierte Lösung. In dieser Software kannst du nicht nur Bühnen wie bei einer Konferenz realisieren, sondern auch parallele BarCamp-Sessions stattfinden lassen.
- TriCat: 3D-Software für Meetings und Konferenzen. BarCamps lassen sich hiermit sehr gut organisieren, auch die 3D-Umgebung läuft stabil. Mittlerweile habe ich mir selbst einen Eindruck verschaffen können: Für ein Kundenprojekt habe ich mich mit TriCat auseinandergesetzt. Bevor es losgehen kann, muss man TriCat auf dem Rechner installieren – auf Windows-Rechnern wohl ziemlich einfach. Auf dem Mac ein bisschen Fummelei. Hier hängt es aber auch davon ab, wie hoch die Sicherheitsschranken im Unternehmen sind. Einmal installiert, lief TriCat problemlos und es ist schon toll, in so einer 3D-Umgebung (mit Blick auf die Berge) herumzulaufen. Man bekommt wirklich die Illusion, sich selbst in den Räumen zu bewegen. Manko: Bis 50 Teilnehmer*innen funktioniert es gut, danach gehen die Leitungen in die Knie und es wird unübersichtlich. Kosten: tbd (Habe die genaue Summe nicht mehr im Kopf, es war aber sehr bezahlbar).
- Venueless: Eine Lösung aus Heidelberg, die ich richtigrichtig gut finde! Es lassen sich Konferenzräume mit Podien einrichten, Workshop-Räume und über die Menüleiste auf der linken Seite auch Boards wie Sessionplanung und Vorstellungsrunde anzeigen. Da der Anbieter aus dem Ticketing-Bereich kommt, ließe sich die Kundenverwaltung hier problemlos anlegen. Als Videolösung wird BigBlueButton verwendet, wobei der Anbieter praktischerweise direkt die Server dazu aufsetzt. Kosten: Nicht ganz günstig: Das Angebot fängt bei Euro 499,– an. Fazit: Beim BarCamp Bonn wurde Venueless eingesetzt und die Veranstalter zeigen sich überzeugt (Hier kannst du einen Erfahrungsbericht lesen!). Das Netzwerkbooster-Event wurde 2-mal mit dieser Lösung veranstaltet. [Hier habe ich meine Erfahrungen detailliert beschrieben...]
- Vitero Inspire: Schulungs-Software, webbasiert, Kosten: tbd. Vom ersten Eindruck her gut, vom Fokus her eher auf die Präsentation oder das Whiteboard in der Mitte ausgerichtet. Auch hier kann man in verschiedene Räume wechseln und dann dort zusammenarbeiten.
- Webex: Hier fehlen mir noch Erfahrungen und Einblicke. Ich bin daher neugierig, was du mir vielleicht berichten kannst. Kosten: Man kann bereits mit einem kostenlosen Account starten, weitere Pläne starten bei 12,85 Euro/Monat pro Person.
- Zoom: Meeting- und Webinar-Software, webbasiert, mittlerweile auch mit der Lösung Zoomtopia nutzbar für Online-Events wie digitale BarCamps. Mit Zoom lassen sich nicht nur Meetings in einem "Raum" abhalten, sondern die Teilnehmer*innen auch in weitere Räume verteilen.
... und das Recht
Selbstverständlich bin ich keine Rechtsexpertin, ich möchte aber auf ein paar rechtliche Fragen eingehen, die im Zusammenhang mit den oben genannten Programmen immer mal wieder eine Rolle spielen.
Einen sehr guten Überblick zur DSGVO-konformen Nutzung von Meeting- und Kollaborations-Software bietet dieser Überblicksartikel von Dr. Thomas Schwenke.
Zoom ist eine Datenschleuder: Zu diesem Thema geisterte ein Tweet durchs Netz, der dem Anbieter Zoom vorwarf, Daten von Nutzern weiterzugeben und deren Aufmerksamkeit zu tracken. Folgender Artikel greift das auf und zeigt, warum sich mit Zoom DSGVO-konform arbeiten lässt.
In diesem Artikel wird ausführlich beschrieben, wie du die Daten und die Privatsphäre bei Zoom so gut wie möglich schützen kannst. Mit diesen Einstellungen halte ich den Einsatz von Zoom für machbar – zahlreiche Unternehmen und Institutionen müssen da allerdings kritischer sein und lassen die Nutzung daher gar nicht zu.
Ideen für Icebreaker, zum Community-Building und mehr
- Icebreaker/Eisbrecher: Mit großem Spaß habe ich die Icebreaker-App kennengelernt, bei der die Teilnehmer*innen per Zufallsgenerator mit anderen zusammengebracht wurden. Wir könnten uns jeweils 4 Minuten unterhalten oder uns zu Fragen auf Kärtchen austauschen.
- BarCamp à la "The masked Singer": Stell´ dir vor, du gehst zu einem BarCamp und weißt nicht, wer dir gegenüber sitzt. Digital ist das möglich – und das finde ich einen interessanten Gedanken.
- Liberating Structures einbinden bzw. einzelne Strukturen verwenden: Elemente aus den Liberating Structures lassen sich sehr gut in BarCamps verwenden. Auch digital ist das möglich, allerdings erforsche ich gerade noch die Möglichkeiten, zum Beispiel in der UserGroup in Köln.
Zur Vertiefung:
- Diesen Artikel hätte ich nicht schreiben können ohne den Input von Doris Schuppe vom Coworking-Space "Rayaworx" auf Mallorca. Danke, Doris!
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Hallo, ich bin Ute Blindert...
Die Zeitfrage ist spannend, ich habe zielorientierte Workshops mit WebEx und Mural, in denen wir mehrere Stunden ohne Pause arbeiten können. Bei Kontextwechseln, wie bei einem Barcamp, habe ich die gleiche Erfahrung wie Du. 45 Minuten als Richtwert.
Wir haben aus einem anderen Meetup noch den Kontexter als zusätzliche Rolle zum Facilitator und zum Techniker. Der Kontexter bedient den Chat, wiederholt in vorgeschriebenen Blöcken dort auch Anweisungen für jeden zum Nachlesen. Damit bleibt die Tonspur des Facilitator straff.
Was denkst du?