Wie misst du den Erfolg deines BarCamps? Feedback, KPIs und Nutzen

BarCamps leben von Austausch, Ideen und Vernetzung – aber was macht ein BarCamp eigentlich darüber hinaus erfolgreich? Teilnehmer-Feedback wie "Inspirierend!" gibt es oft. Es stellt sich allerdings die Frage, ob das immer reicht. In meinem neuen Blogartikel zeige ich dir, mit welchen Kriterien und Methoden du den wahren Impact eines BarCamps sichtbar machen kannst – von direktem Teilnehmer-Feedback bis hin zu langfristigen Netzwerkeffekten.

In aller Kürze:

In diesem Artikel erhältst du eine kompakte Übersicht, mit welchen Kriterien du den Erfolg deines BarCamps messen kannst.

Inhaltsverzeichnis: 

• Klarheit über Ziele vor dem BarCamp
• Quantitative KPIs
• Qualitative KPIs
• Langfristiger Nutzen
• Digitale Resonanz
• Erfolgreiche Feedback-Methoden
• Der Vorjahres-Vergleich
• Return-on-Investment (ROI)
• Fazit

Klarheit über Ziele vor dem BarCamp

Wenn du ein BarCamp veranstalten willst, steht zu Beginn die Frage: Warum findet das BarCamp statt? Denn es gibt unterschiedliche Gründe, um ein BarCamp zu veranstalten: Community-Building (wie zum Beispiel beim Netzwerktreffen des VGSD e.V., wo sich Selbständige und Freiberuflerinnen austauschen), Wissensaustausch (wie zB beim #politoscope – dem BarCamp für politische Kommunikation), Employer Branding, Weiterentwicklung eines Projektes (zB beim DigiCamp in NRW) oder auch einfach, weil du Lust hast, ein BarCamp zu organisieren. 

BarCamps mit Community-Charakter unterliegen womöglich anderen Kriterien als solche in Unternehmen, in denen bei einer Budgetverteilung gern gefragt wird: "Und was bringt uns das?". Um diese Frage nach dem BarCamp besser beantworten zu können, habe ich dir einmal 8 Punkte zusammengestellt, die dir helfen, den Erfolg deines BarCamps zu messen. 

Quantitative KPIs

Um den Erfolg eines BarCamps greifbar zu machen, lohnt sich ein Blick auf die Zahlen. Ein erster Indikator ist die Teilnehmendenzahl: Wie viele Menschen haben sich angemeldet, und wie viele sind tatsächlich erschienen? Auch die Quantität und Vielfalt der Sessions gibt Aufschluss über die Dynamik der Veranstaltung – also wie viele Themen angeboten wurden und wie breit das Spektrum war.

Vor allem, wenn es von einem BarCamp bereits mehrere Ausgaben gibt, kann dieser Aspekt wichtig sein. Wurde der Sessionplan schnell gefüllt oder kamen die Sessionvorschläge zäh? Waren alle Sessions ähnlich gut besucht oder gab es ein starkes Ungleichgewicht bei den Teilnehmer*innen in den Sessions. 

Darüber hinaus zeigt das Engagement der Teilnehmenden, wie lebendig der Austausch war: Wie aktiv wurden Fragen gestellt, diskutiert oder Inhalte in Social Media geteilt? Ein weiterer wichtiger Aspekt sind neue Kontakte und Netzwerkeffekte. Hier kann zum Beispiel erfasst werden, wie viele Kontakte oder LinkedIn-Verbindungen während und nach dem BarCamp entstanden sind.

Hier noch einmal wichtige KPIs, die du nutzen kannst: 

• Umfrageergebnisse (Fragebogen oder Mentimeter). 
• Teilnehmendenzahlen (Anzahl der Anmeldungen vs. tatsächliche Teilnahme).
• Session-Quantität und -Vielfalt (Wie viele Sessions wurden angeboten? Breite der Themen).
• Engagement (z. B. Beteiligung in Sessions, Interaktion in Q&A, Social Media Erwähnungen).
• Neue Kontakte oder Netzwerkeffekte (z. B. Anzahl ausgetauschter Kontakte/LinkedIn-Verbindungen).

Qualitative KPIs

Neben Zahlen und Statistiken spielt auch die qualitative Rückmeldung eine große Rolle. Das Feedback der Teilnehmenden – etwa durch Umfragen, Feedbackkarten oder ein Stimmungsbarometer – gibt einen direkten Einblick in die Zufriedenheit und das Erleben des BarCamps. Besonders wertvoll ist es, den wahrgenommenen Nutzen festzuhalten: Welche konkreten Erkenntnisse oder Impulse nehmen die Menschen mit? Hier eignen sich Zitate oder kurze Rückmeldungen, die das BarCamp greifbar machen.

Bei meiner Moderation frage ich das Feedback der Teilnehmenden oft mit Mentimeter ab: 

Das Gute dabei ist, dass sich die Ergebnisse sowohl als Bilder (jpg, png oder PDF) nutzen lassen. Du kannst dir die Daten aber auch in einer Excel-Datei herunterladen. 

Oft arbeite ich aber auch mit einer Metaplanwand, auf der die Besucher*innen ihr Feedback hinterlassen können. Dabei stelle ich meistens 3 (manchmal 4) Fragen: 

• Mit welchen 3 Worten würdest du das BarCamp beschreiben?
• Welche neuen Ideen und Impulse konntest du heute mitnehmen?
• Was hättest du dir noch gewünscht?
• Welche Idee willst du morgen direkt umsetzen?

Ebenso entscheidend ist die Atmosphäre vor Ort. Ein lebendiges Community-Gefühl lässt sich oft durch Beobachtungen, O-Töne oder auch durch die Stimmung während der Sessions erfassen. Solche Eindrücke geben ein authentisches Bild davon, wie inspirierend und verbindend das Event war.

Übrigens: Ein Feedback-Monster (hier genial gemalt von Oliver Kruth) verleitet automatisch dazu, es zu füttern: 

Langfristiger Nutzen

Idealerweise wird ein BarCamp nicht nur "einfach so" veranstaltet, sondern es ergibt sich ein langfristiger Nutzen – wobei das natürlich immer auch mit der Zieldefinition zusammenhängt. 

Wenn als Ziel für ein BarCamp beispielsweise Community Building definiert wurde, kannst du dir folgende Punkte anschauen: 

• Wie viele langfristige Kontakte sind entstanden?
• Wurden Ideen oder Projekte umgesetzt, die auf dem BarCamp entstanden sind?
• Gibt es Folge-Events, Kooperationen oder neue Initiativen?

Hierfür ist es natürlich wichtig, diese Punkte nachzuhalten und auch die Community darüber zu informieren. Dazu kann es eine gute Idee sein, einen (digitalen) Ort für diese Informationen zu schaffen. Dafür kannst du folgende Programme/Möglichkeiten nutzen: 

• LinkedIn-Gruppe (im Business-Kontext heute lieber verwendet als Facebook-Gruppen)
• Community-Software wie Mighty Networks, skool, Circle etc. 
• Foren-Software
• Discord
• E-Mail-Liste

Bei der Entscheidung für ein Tool kommt es natürlich immer auf deine Zielgruppe an. Zur Realität gehört es auch, dass jemand in einer Organisation oder im Unternehmen Verantwortung für diesen Part übernehmen sollte. 

Digitale Resonanz

Eine durchdachte digitale Analyse hilft, Aktivität, Reichweite und Nachhaltigkeit sichtbar zu machen. Folgende Punkte kannst du dabei in deiner Analyse integrieren: 

1. Social-Media-Aktivität erfassen

Über die Auswertung des Event-Hashtags lassen sich Reichweite und Interaktion gut nachvollziehen:

• Anzahl der Beiträge pro Kanal (LinkedIn, Twitter/X, Instagram etc.)
• Interaktionen: Likes, Kommentare, Reposts/Shares
• Reichweite: Impressions, Profilansichten
• Tools: z. B. Talkwalker, Brandwatch, native Plattform-Analytics

2. Sichtbarkeit der Sessions analysieren

Welche Sessions haben besonders viel Aufmerksamkeit erzeugt – während und nach dem BarCamp?

• Zahl und Art der geteilten Inhalte (z. B. Fotoprotokolle, Zitate, Miro-Boards)
• Beiträge mit hoher Interaktion oder Reichweite
• Zuordnung von Inhalten zu Themen, Personen oder Organisationen

3. Content-Nachhaltigkeit bewerten

Wird der Content auch nach dem Event weiter genutzt oder aufgegriffen?

• Wiederverwendung oder Weiterentwicklung von Sessions
• Anhaltende Diskussionen oder Kommentare
• Inhalte mit Evergreen-Potenzial

4. Community-Aktivierung beobachten

Welche Impulse gehen vom BarCamp in die Community zurück?

• Neue Follower:innen, Newsletter-Abos, Kontakte
• Markierungen/Erwähnungen der Organisation
• Engagement auch nach dem Event (z. B. Community Calls, Folgeprojekte)
• Social-Media-Aktivität: Hashtag-Analysen, Reichweite und Interaktion (Likes, Shares, Kommentare).
• Content-Nachhaltigkeit: Wie oft werden Sessions nach dem Event weiter geteilt oder aufgegriffen?

Erfolgreiche Feedback-Methoden

Grundsätzlich würde ich bereits während des BarCamps Feedback einholen, das du direkt mit in die Nachberichterstattung einbinden kannst. Dafür kannst du sowohl digitale wie auch analoge Tools nutzen: 

• Blitzlicht-Runden oder „Keep/Stop/Start“-Feedback am Ende
• Digitale Tools wie Mentimeter oder Miro
• „Wall of Feedback“ als eine physische Feedback-Wand

Für jede Variante gibt es Vor- und Nachteile – daher sollte immer im Team überlegt werden, was für den Rahmen das beste Tool ist. 

Der Vorjahres-Vergleich

Es kann sich auch lohnen, sich das BarCamp im Vergleich anzuschauen: Wie hat es sich entwickelt (Teilnahme, Themenvielfalt, Wirkung). Dafür hilft es, wenn das Team sich nach dem Abschluss eines BarCamps einmal zusammensetzt und gemeinsam überlegt: 

• Was hat gut funktioniert? Womit sind wir richtig zufrieden?
• An welcher Stelle hat es gehakt? Was hätten wir besser machen können?
• Welchen Eindruck konnten wir von den Teilnehmer*innen gewinnen? Welches Feedback haben sie spontan gegeben? 

Ich biete im Rahmen meiner Moderation immer ein Debriefing-Gespräch an, wo wir uns kurz (ca. 30 Minuten) zusammensetzen und das Event kurz Revue passieren lassen. Dafür habe ich einen kurzen Fragebogen entwickelt, der hilft, diese Erkenntnisse mit in die nächste Planung mitzunehmen. 

Return on Investment (ROI) eines BarCamps

Der ROI eines BarCamps lässt sich nicht nur in harten Zahlen messen, sondern vor allem in qualitativen Effekten. Neben dem eingesetzten Budget (z. B. Raum, Technik, Moderation) und der investierten Arbeitszeit sollte betrachtet werden, was das Unternehmen oder die Organisation im Gegenzug gewonnen hat.

Mögliche Effekte sind dabei:

• Interne Wissensvernetzung: Mitarbeitende lernen über Abteilungsgrenzen hinweg voneinander,
• Themenidentifikation: Relevante Anliegen kommen aus dem Team heraus und werden benannt,
• Engagement & Kultur: Beteiligung stärkt Motivation und fördert eine offene Lernkultur, Mitarbeitende fühlen sich, ihre Erfahrung und ihr Wissen wertgeschätzt, 
• Impulse für Projekte: Neue Ideen entstehen, die in konkrete Maßnahmen überführt werden können.

Ein strukturiertes Feedback und die Nachbereitung helfen, den Nutzen sichtbar zu machen – auch gegenüber Entscheidungsträgern.

Fazit

So richtig mit "harten Zahlen" den Erfolg eines BarCamps zu messen, erscheint mir schwierig. Allerdings sollte uns das nicht davon abhalten, eine Evaluation mitzudenken. Denn damit lässt sich nicht nur der Budget-Einsatz verargumentieren, sondern vor allem auch immer weiter lernen und die Idee "BarCamp" weiterentwickeln. 

Zur Vertiefung: 

• BarCamp-Liste: Eine Liste aller BarCamps im deutschsprachen Raum findest du hier [LINK]
• Organisation eines BarCamps: Wie du ein BarCamp selbst organisieren kannst, habe ich dir hier einmal zusammengestellt [LINK]
• Was du bei der Organisation eines digitalen BarCamps beachten solltest, habe ich in diesem Blogartikel zusammengefasst [LINK]